« Bien que nous investissions lourdement de la numérisation, certains clients aiment toujours recevoir leur courrier par la poste. La communication par lettres reste donc très importante. »

Pourquoi choisir EasyPost ?

« Nous avions déjà eu plusieurs contacts avec vous, sans jamais vraiment approfondir la question. Mais quand nous avons remarqué que notre méthode de travail classique, avec les machines à affranchir, ne satisfaisait plus à nos exigences, nous avons décidé de reprendre contact avec EasyPost pour nous engager avec vous.

Et les nombreux avantages promis, tant financiers qu’opérationnels, n’ont pas tardé à se concrétiser. »
Catherine Godfroid, Office & Procurement Manager

Comment faisiez-vous avant ?

« Notre organisation a combiné une croissance anorganique – à partir d’acquisitions – et organique à mesure que nous attirions de nouveaux clients. Et la communication par courrier reste très importante chez nous, toute relation avec un client commençant par une lettre recommandée. Pour la suite de la correspondance, le client a le choix : courrier postal ordinaire, lettre recommandée ou 100% numérique. Bien que nous investissions lourdement dans la numérisation, certains clients aiment toujours recevoir leur courrier par la poste. »

« Auparavant, nous l’affranchissions nous-mêmes. Et ce n’était pas toujours aussi convivial. Il faut gérer les machines à affranchir, charger à temps le crédit d’affranchissement... En outre, travailler avec plusieurs postes de frais était laborieux, et les possibilités de reporting étaient limitées. Dans les grands bureaux, notre courrier était ensuite enlevé via un système collect-and-send. Dans les petits bureaux, nous devions encore apporter les lettres à la poste nous-mêmes. »
Lea Theyssen, Teamcoach Assistant Property Managers

Que fait maintenant EasyPost pour vous ?

« EasyPost vient enlever le courrier dans chaque bureau Syncura chaque jour ou trois fois par semaine selon la quantité de courrier à traiter. Et ce, parfois même en dehors des heures d’ouverture si le bureau le souhaite. »

« Chaque mois, vous traitez ainsi environ 4000 courriers ordinaires et 1000 lettres recommandées pour nous. Les recommandés représentent donc environ un quart de nos envois. Vous pouvez donc vous imaginer que c’est un véritable plus de retrouver immédiatement les accusés de réception sur le portail clients, avec une photo de chaque recommandé comme mécanisme de contrôle. Auparavant, nous devons attendre que les accusés de réception nous reviennent par bpost… quand ils revenaient. »

« Pour résumer, le service EasyPost Classic tourne aujourd’hui comme une horloge. Enfin, nous allons bientôt nous réunir avec EasyPost pour poursuivre la numérisation du courrier résiduel via EasyPost Connect. Mais en attendant, EasyPost nous apporte déjà de nombreux avantages. »

Qui est Syncura ?Ce syndic professionnel gère de nombreuses copropriétés : immeubles à appartements, résidences de soins (résidences-services), parkings, terrains pour PME et autres entreprises. Ce, tant sur le contractuel qu’administratif, financier et technique. La société emploie 160 collaborateurs répartis en 15 bureaux en Flandre et à Bruxelles, pour quelque 2200 bâtiments en gestion.

Quels sont les avantages ?

• Reporting et administration : tout est centralisé sur la plate-forme client de EasyPost
• Flexibilité du traitement du courrier : EasyPost enlève le courrier aussi souvent que nécessaire, y compris en dehors des heures de bureau.
• Gains de temps et d’argent : EasyPost prend en charge l’ensemble du traitement du courrier à des tarifs avantageux.

Envie d’en savoir plus sur les services du syndic professionnel Syncura ? www.syncura.be