Privacy Policy

1. Waarom deze privacy policy?

1.1 Dit is de privacy policy van EasyPost. Onze bedrijfsgegevens vind je in artikel 3 hieronder.

1.2 Deze policy is van toepassing op de verwerking van jouw gegevens door EasyPost in het kader van haar diensten (zoals EasyPost Classic en EasyPost Connect).

In deze policy leggen wij jou uit welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe wij dat doen, waarom wij dat doen, op welke basis wij dat doen, welke rechten jij hebt en met wie we jouw gegevens kunnen delen. Wij proberen je hierover zo transparant mogelijk te informeren.

In deze policy leggen wij jou uit welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe wij dat doen, waarom wij dat doen, op welke basis wij dat doen, welke rechten jij hebt en met wie we jouw gegevens kunnen delen. Wij proberen je hierover zo transparant mogelijk te informeren.

We raden je aan om deze policy zorgvuldig te lezen. Je kan deze policy te allen tijde raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op onze website. 

​​​1.3 Jouw privacy is uiterst belangrijk. Daarom nemen wij alle passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, incl. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In het licht hiervan neemt EasyPost ook alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. EasyPost is overigens ISO 27001 gecertificeerd.

​​​​​​1.4 Deze policy dekt niet het privacybeleid, verklaringen of voorwaarden van derden.

1.5 EasyPost kan deze privacy policy aanpassen. Het is daarom belangrijk dat je de policy regelmatig raadpleegt. Op de website vind je steeds de meest actuele versie. Eventuele wijzigingen zullen gecommuniceerd worden via de website, per e-mail of via andere elektronische kanalen.

1.6 Deze privacy policy is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbanken van Gent (afdeling(en) Gent) zijn bevoegd in geval van een geschil.

1.7 Voor vragen of verzoeken kan je steeds mailen naar privacy@easypost.eu

 

2. Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

2.1 Wij (EasyPost). Wij zijn de zgn. ‘verwerkingsverantwoordelijke’ om het met een moeilijk woord te duiden. Dit betekent dat wij het doel en de middelen van de verwerking bepalen en instaan voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw gegevens.

2.2 Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van bepaalde betrokkenen in opdracht van onze klanten, zoals geadresseerden, contactpersonen, afzenders, correspondenten van onze klanten dan wel andere betrokkenen / natuurlijke personen, treden wij op als verwerker op instructie en ten behoeve van de klant (die de verwerkingsverantwoordelijke is). Met onze klanten sluiten wij daartoe verwerkersovereenkomsten waarin de garanties worden vastgelegd m.o.o. afdoende passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens waarvoor de klant verantwoordelijk is.

3. Hoe kan je ons contacteren?

RechtsvormNV
VennootschapsnaamPostalia Belgium
Handels-/merknaamEasyPost
ZetelGustave Fachedreef (L)1
7700 Moeskroen
Ondernemingsnummer (KBO)0463.006.734
E-mailprivacy@easypost.eu
Hyperlink websitehttps://www.easypost.eu

Onze Data Protection Officer kan je contacteren op privacy@easypost.eu.

4. Welke gegevens verwerken wij van jou en hoe?

4.1 EasyPost verwerkt volgende gegevens:

IdentificatiegegevensNaam, voornaam
User login
Adres, woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer
Functie (indien van toepassing)
Ondernemingsgegevens
Elektronische gegevensApparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem
Externe websites
Bezochte pagina’s (en datum en tijd van verbindingsmomenten)
Cookies
Financiële gegevensBankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens

4.2 EasyPost kan jouw gegevens rechtstreeks van jou ontvangen, bv. omdat je ze bezorgt via ons contactformulier (bv. op de website) of wanneer je een offerte aanvraagt, dan wel onrechtstreeks via derden (bv. partners waarmee we samen werken. 

EasyPost kan jouw persoonsgegevens ontvangen en verwerken in het kader van de overeenkomst met jou of jouw onderneming, wanneer je een offerte aanvraagt, wanneer je contact opneemt met EasyPost voor inlichtingen (telefonisch, schriftelijk of via de website) dan wel via cookies op onze website. 

EasyPost kan jouw gegevens ook ontvangen via derden, bv. partners of platformen voor  prospectie en/of marketing dan wel publieke databanken met ondernemingsgegevens of met EasyPost verbonden ondernemingen. Dit steeds met inachtname van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, incl. de AVG.

4.3 EasyPost kan ook andere categorieën van persoonsgegevens verwerken in opdracht van haar klanten als verwerker in de zin van artikel 2.2 hierboven. 

In het kader van de EasyPost Classic diensten verwerkt EasyPost de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en eventueel telefoonnummer en e-mailadres van geadresseerden, contactpersonen, afzenders of correspondenten van de klant, zoals vermeld op de postzendingen en/of afgiftebewijzen, alsook mail ID barcodes die kunnen worden gelinkt aan postzendingen en/of afgiftebewijzen. De postzendingen zelf worden geënveloppeerd (onder gesloten omslag) verwerkt door EasyPost zodat zij en/of haar aangestelden geen toegang hebben tot de inhoud ervan (bv. financiële gegevens, bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheids-, gerechtelijke, strafrechtelijke of gevoelige gegevens) of andere persoonsgegevens m.b.t. betrokkenen die niet op de postzendingen en/of de afgiftebewijzen zelf worden vermeld of eraan gelinkt zijn.

In het kader van de EasyPost Connect diensten kan EasyPost ook andere persoonsgegevens dan NAW-gegevens van bepaalde betrokkenen verwerken die evenwel niet worden geraadpleegd door EasyPost en/of haar aangestelden, maar wel opgenomen kunnen zijn in de digitale documenten of communicatie of verwerkt worden in het kader van voormelde diensten. Het kan gaan om andere identificatiegegevens zoals geboortedatum, gegevens inzake persoonlijke kenmerken (zoals geboorteplaats, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep), financiële gegevens (zoals bankrekeningnummer(s), nummer(s) van kredietkaart(en)), gegevens inzake opleiding en vorming (bv. inzake studies / diploma’s), gegevens inzake beroep en betrekking (bv. huidige betrekking/functie, evaluaties), gegevens inzake eigendom(men), onroerende goederen, woningen, gegevens inzake lidmaatschappen, beeldopnames (foto’s, video’s), gegevens inzake vrijetijdsbesteding en interesses, leefgewoonten, agendaplanning en activiteiten, fysieke gegevens, maar ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, gevoelige gegevens, Rijksregisternummer, gerechtelijke gegevens en strafrechtelijke gegevens. Deze persoonsgegevens worden via EasyPost Connect enkel op instructie van de klant verwerkt (de klant is en blijft verantwoordelijk voor de verwerking van die persoonsgegevens) en dit enkel indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten.
 

5. Waarom en op basis van wat verwerken wij jouw gegevens?

5.1 EasyPost verwerkt jouw persoonsgegevens voor:

Contactname, inlichtingen en informatieWij verwerken jouw persoonsgegevens (identificatiegegevens) om in contact te treden met je, jouw eventuele vragen te kunnen verwerken en jou de nodige inlichtingen en informatie te kunnen verschaffen over ons bedrijf, onze diensten, onze website of andere met onze diensten of activiteiten gerelateerde informatie.
Indien je bepaalde gegevens, zoals jouw identificatiegegevens, niet bezorgt dan is het mogelijk dat we jou niet (terug) kunnen contacteren, geen informatie kunnen geven of geen diensten kunnen verlenen aan jou of jouw onderneming.
De verwerking van jouw gegevens voor deze doeleinden is gesteund zijn op onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen in het kader van onze samenwerking/overeenkomst in zover die zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten of belangen.
In aanloop naar een overeenkomst met jou, kan deze verwerking ook gesteund worden op de voorbereiding van die overeenkomst (in zover je als natuurlijk persoon contracteert met EasyPost).
Klantenbeheer – uitvoering overeenkomsten met klanten - dienstenWij verwerken jouw persoonsgegevens voor het beheren van onze klantenbestanden, opmaken van offertes, het uitvoeren en opvolgen van opdrachten en onze diensten, alsook voor administratie, facturatie en boekhouding.
Indien je bepaalde van jouw persoonsgegevens, zoals identificatiegegevens of financiële gegevens, die noodzakelijk zijn in het kader van de overeenkomst of op grond van wettelijke verplichtingen, niet aan ons verstrekt, dan kunnen wij jou niet contacteren en/of kunnen wij jou geen diensten verlenen.
Tevens kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van de organisatie van evenementen of andere aan ons bedrijf of diensten gerelateerde activiteiten.
Voormelde verwerkingen zijn noodzakelijk voor het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van de overeenkomst(en) met jou zoals daarin omschreven (indien je een natuurlijk persoon bent). Tevens kunnen wij in het kader van de overeenkomst met jouw onderneming op basis van onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen in het kader van de samenwerking / overeenkomst persoonsgegevens van bepaalde betrokkenen verwerken in die zin (bv. van vertegenwoordigers, jouw medewerkers of personeel).
LeveranciersbeheerWij verwerken persoonsgegevens van jou als leverancier, partner, onderaannemer of dienstverlener van EasyPost in het kader van de samenwerking en beheer van onze leveranciersbestanden, verwerken van offertes, uitvoering overeenkomst(en), administratie en boekhouding.
Deze verwerking is gebaseerd op de (uitvoering van de) overeenkomst met jou (als natuurlijk persoon) of op basis van onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen in het kader van de samenwerking in zover die zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten of belangen.
Direct marketingJouw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor direct marketing. Dit is het via een nieuwsbrief of andere middelen (bv. social media) toesturen van informatie over ons bedrijf, onze diensten, of informatie die voor jou of jouw onderneming interessant of nuttig zou kunnen zijn.
Indien je (of jouw onderneming) klant bent (is) van EasyPost, gebeurt dit op grond van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen. Indien je (of jouw onderneming) geen klant bent (is) van EasyPost, zal jouw voorafgaande toestemming worden gevraagd (bv. door inschrijving op onze nieuwsbrief via de website dan wel via enig ander kanaal). Dergelijke toestemming is desgevallend vrij en zal op elk moment kunnen worden ingetrokken.
(Uiteraard kan EasyPost jou persoonlijke e-mails richten (zonder enige reclame of doeleinden van direct marketing), bv. in het kader van de samenwerking / overeenkomst.
Indien je wenst dat we jouw persoonsgegevens niet langer verwerken voor doeleinden van direct marketing dan heb je steeds het recht om bezwaar te maken (uitschrijven of je verzetten tegen dergelijke verwerking), dit kosteloos en zonder opgave van enige reden (zie ook artikel 9.3 hieronder). Hiervoor kan je steeds contact opnamen met ons via privacy@easypost.eu.
Eventuele beelden of foto’s van jouw persoon, bv. van op evenementen van EasyPost, kunnen wij enkel verwerken en gebruiken voor bv. marketingdoeleinden op grond van jouw voorafgaande toestemming.
Het verzorgen van een optimale werking van onze websiteWanneer je de website bezoekt of raadpleegt, kunnen we bepaalde elektronische gegevens verwerken, zoals cookies en IP-adres (zie artikel 4.1 hierboven). Cookies vergemakkelijken de interactie tussen jou als bezoeker en onze website en worden gebruikt met het oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van onze website. Cookies zorgen er ook voor dat jouw persoonlijke instellingen en voorkeuren worden opgeslagen of dat beeld- en geluidsmateriaal kan worden afgespeeld. Bepaalde cookies kunnen geplaatst worden door een derde voor het meten van het gebruik van onze website of voor lead generation.
Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze cookie policy.
De doorgifte van jouw persoonsgegevens aan onze dienstverleners, subverwerkers of andere derdenZie artikel 6 hieronder.
Organisatie van onze ondernemingBepaalde van jouw persoonsgegevens kunnen we verwerken in het kader van de organisatie van onze onderneming, bv. corporate housekeeping, fysieke veiligheid, IT- en netwerkbeveiliging, geschillenbeheer of handhaving van juridische vorderingen (bv. schuldinning). Dit gebeurt o.b.v. onze gerechtvaardigde belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten of belangen.
Het naleven van toepasselijke wetgeving of verzoeken van autoriteitenWij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van naleving van wettelijke verplichtingen, bv. fiscale of sociale verplichtingen van EasyPost op of op bevel van overheden of instanties.

5.2 Voor de doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is van EasyPost, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd.

6. Wie ontvangt of verwerkt jouw gegevens nog (naast EasyPost)?

6.1 Jouw gegevens kunnen ook verwerkt worden door onze partners, aanbieders van postdiensten (o.m. Bpost in zover het gaat om jouw NAW-gegevens verbonden aan postzendingen of afgiftebewijzen van een klant), dienstverleners of leveranciers in het kader van de uitvoering van onze diensten. Het gaat bv. ook om hosting providers, IT partners, webbeheerders, netwerkbeheerders, softwareleveranciers, ondernemingen die betalingsdiensten, marketingdiensten, communicatiediensten of mediadiensten verlenen aan ons en onze logistieke partners (in het kader van onze koerierdiensten). Zij ontvangen jouw persoonsgegevens enkel en alleen in het kader van de diensten die EasyPost aan jou of jouw onderneming verleent.

6.2 EasyPost sluit met haar verwerkers en subverwerkers (sub)verwerkersovereenkomsten zodat zij t.a.v. haar klanten en prospecten kan garanderen dat zij beroep doet op passende dienstverleners die de persoonsgegevens op een veilige manier verwerken in opdracht van EasyPost. EasyPost zorgt ervoor dat zij samen met haar (sub)verwerkers en partners de nodige maatregelen neemt om de principes van gegevensbescherming te integreren in haar diensten, tools en software.

6.3 Verder hebben enkel personen binnen EasyPost, zoals personeel of aangestelden, die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot jouw persoonsgegevens. Zij zullen enkel toegang hebben tot de gegevens die relevant zijn in het kader van de diensten in kwestie. Die personen zijn gehouden tot vertrouwelijkheid m.b.t. die persoonsgegevens. 

6.4 EasyPost is niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens door derden die dit niet doen in opdracht van EasyPost, maar daar zelf voor verantwoordelijk zijn.

6.5 EasyPost kan verplicht worden jouw gegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van een verzoek daartoe vanwege toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties. 

6.6 Ten slotte kunnen ook andere ondernemingen jouw gegevens verwerken in het kader van onze activiteiten, zoals bv. onze boekhouders, accountants, bedrijfsrevisoren, verzekeringsmakelaars, verzekeraars, juridische adviseurs, advocaten of andere dienstverleners.

7. Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EU/EER?

Neen. EasyPost doet in de regel geen beroep op dienstverleners of verwerkers die gevestigd zijn buiten de Europees Economische Ruimte (EER). Mocht dit wel voorkomen, dan neemt EasyPost in ieder geval de nodige passende maatregelen en waarborgen m.o.o. een passende bescherming van jouw persoonsgegevens, o.m. het sluiten van modelcontractbepalingen en aanvullende (technische, organisatorische of contractuele) maatregelen t.a.v. de dienstverlener of verwerker gevestigd in (of die data verwerkt in) land buiten de EER.

8. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

8.1 EasyPost verzamelt, genereert en verwerkt enkel de gegevens die zij in functie van de doeleinden omschreven in artikel 5 hierboven. Wij zullen jouw gegevens niet langer bijhouden dan noodzakelijk voor die doeleinden, tenzij er op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn. 

8.2 Persoonsgegevens en commerciële gegevens die EasyPost van jou heeft verkregen als klant of leverancier worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximum 10 jaar na het einde van de overeenkomst (dit stemt overeen met de contractuele verjaringstermijn). 

8.3 Persoonsgegevens die EasyPost verwerkt in het kader van direct marketing worden tot maximum 5 jaar  bijgehouden na het laatste contact met de klant of prospect in kwestie.

8.4 Voor bepaalde gegevens kunnen er specifieke wettelijke of conventionele bewaringstermijnen gelden. In ieder geval geldt hierbij steeds het principe dat wij jouw gegevens niet langer bijhouden dan nodig. 

8.5 Na het verstrijken van voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij bepaalde wetgeving een langere termijn voorschrijft.

8.6 Bij verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de klant waarbij EasyPost kwalificeert als “verwerker”, wordt de duur van de verwerking alsook de teruggave en/of verwijdering van persoonsgegevens bij het einde van de samenwerking geregeld in de verwerkersovereenkomst tussen EasyPost en de klant.

8.7  Voor meer informatie ten slotte over de bewaringstermijnen voor gegevens verwerkt via cookies op onze website.

9. Wat zijn jouw rechten?

9.1 Je hebt het recht op informatie over de verwerking van jouw gegevens. Dit wordt je meegedeeld via deze privacy policy. Je kan ons ook steeds verzoeken om bijkomende informatie te verschaffen.

9.2 Je hebt het recht om ons te verzoeken om:

inzage van jouw gegevens: Daarvoor kan je kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien je om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij jou hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.

verbetering van jouw gegevens (zo nodig).

verwijdering van jouw persoonsgegevens indien:

  • de verwerking van die gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door ons werden verwerkt;
  • je een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken;
  • je bezwaar maakt tegen de verwerking door ons;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig door ons zouden zijn verwerkt;
  • dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
  • de persoonsgegevens verwerkt zouden zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen.

beperking van de verwerking die op jou betrekking heeft. Je hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen indien je:

  • de juistheid van de gegevens waarover we beschikken, betwist;
  • de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt;
  • we deze gegevens niet meer nodig hebben terwijl jij deze gegevens wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
  •  in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van EasyPost zwaarder doorwegen dan die van jou of jouw (privacy)rechten indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

9.3 Je hebt het recht om tegen de verwerking van jouw gegevens bezwaar te maken. 

Je kan te allen tijde en kosteloos bezwaar kunnen maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing. 

Dit kan eenvoudig door dit te laten weten via privacy@easypost.eu en/of via uitschrijving op onze website. Dit kan ook via de mailings zelf (onderaan is telkens de mogelijkheid voorzien om uit te schrijven). Je zal dan van ons geen nieuwsbrieven meer ontvangen. 

9.4 Je hebt het recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (aan een andere verwerkingsverantwoordelijke). Dit kan enkel indien de verwerking door ons berust op jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. 

9.5 Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, dan heb je het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken.     

9.6 Je hebt bovendien het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be). In geval van een klacht kan je ook steeds EasyPost zelf contacteren: privacy@easypost.eu.

9.7 De uitoefening van jouw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is steeds afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de geldende wetgeving (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de zgn. ‘GDPR’)).

9.8 Voor de uitoefening van jouw rechten kan je eenvoudigweg een verzoek richten aan EasyPost op privacy@easypost.eu. Hierbij moet je je wel afdoende identificeren. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, mogen wij jou om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van jouw identiteit. Doorgaans zullen wij een kopie van jouw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient. Je zorg er best voor dat alle informatie of gegevens die niet nodig zijn voor de verificatie en bevestiging van jouw identiteit zwart worden gemarkeerd of anderszins worden verwijderd of onleesbaar worden gemaakt.

Vragen?

Contacteer ons gerust: privacy@easypost.eu