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Conditions générales

 

Article 1 – Champ d’application, objet et parties au contrat

Le service connu sous la dénomination commerciale « Easypost » (marque et logo déposés) est un concept commercial total international protégé dont l’exploitation a été attribuée sous la forme de contrats de franchise à des entités commerciales nationales/locales qui proposent et exécutent, de manière indépendante en tant que titulaires d’une licence, chacune pour elle-même, un service à l’intention du client final.

En fonction du lieu et/ou du volume, le service (dans le cadre de l’organisation du concept EasyPost) peut être exécuté , vis-à-vis du client final, par un autre exploitant commercial local. Le prestataire de service EasyPost est toujours clairement identifié sur le recto du contrat ou de la facture et, par commodité, est dénommé ci-après « Easypost ».

Le Client accepte et reconnaît qu’il conclut un contrat exclusivement avec Easypost, conformément aux présentes dispositions générales, auxquelles il ne peut être dérogé que moyennant l’accord exprès écrit d’Easypost. En aucun cas, les conditions générales ou particulières du Client ou d’autres parties qu’Easypost sont applicables.

Article 2 – Description du service : enlèvement et traitement des envois et des colis, introduction dans le circuit postal

2.1 Easypost s’engage à optimiser au mieux de ses capacités le courrier sortant du Client et à traiter les envois et colis nationaux et internationaux du Client. À cet effet, Easypost se chargera entre autres d’enlever quotidiennement les envois chez le Client, à l’adresse ou à l’endroit indiqué (sauf convention expresse contraire), de les peser, les trier, les étiqueter, les affranchir et de les déposer le jour même (si c’est possible matériellement et logistiquement) auprès des services postaux belges et/ou d’autres services postaux nationaux/internationaux compétents. Easypost renvoie également à la description plus détaillée des services qui figure sur son site web www.easypost.org.

Easypost traitera les envois comme il se doit et respectera à cet égard les prescriptions des services postaux belges en vigueur, ainsi que les conventions postales internationales. À tout moment, Easypost garantit une confidentialité totale dans l’exécution de ses tâches, en ce compris naturellement le respect du secret des lettres et les garanties y relatives.

2.2. Easypost a également pour mission de traiter et d’introduire dans le circuit postal les envois du Client. À cet effet, Easypost est habilitée, dans le cadre de l’optimisation dans le domaine logistique, financier et/ou d’autres considérations, à choisir librement les solutions les plus avantageuses relativement aux prestataires de services, aux services postaux, aux autres opérateurs postaux privés/publics, aux modes de distribution et d’envoi, pour autant que le résultat final escompté soit atteint du mieux possible.

Easypost traite tous les envois prioritaires – nationaux, internationaux, colis et envois recommandés – le jour de leur enlèvement, après quoi ils sont introduits dans le circuit postal et délivrés par les services postaux belges et/ou les autres services postaux nationaux/internationaux conformément aux conditions convenues et aux normes en vigueur.

Easypost se réserve le droit de refuser les envois qui ne répondent pas aux prescriptions des services postaux belges et/ou aux conventions postales internationales applicables, aux formats, etc. Ces envois (ou en cas de retour) seront remis à la disposition du Client le jour d’après, dans les plus brefs délais.

Article 3 – Naissance, durée et fin du contrat

3.1. Le contrat entre les parties est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à la date où Easypost envoie au Client une confirmation par écrit dans laquelle Easypost confirme les modalités d’exécution particulières du contrat et précise la date du premier enlèvement des envois postaux, y compris le volume estimé des envois à enlever, le lieu d’enlèvement indiqué par le Client, l’heure et la fréquence des enlèvements, et les données de facturation du Client (ci-après, la << fiche informatif »). Au début de l’exécution du service, les parties conviennent d’une période d’essai pendant laquelle le service est testé de part et d’autre quant à son efficacité et à sa faisabilité.

3.2. Pendant cette période d’essai, les deux parties peuvent résilier le contrat quotidiennement. À partir de la prise d’effet du contrat au terme de la période d’essai, la résiliation est possible chaque mois, par courrier recommandé avant le 20 du mois en cours.

3.3. Easypost a le droit de mettre un terme au contrat, au moyen d’un courrier recommandé adressé au Client si ce dernier commet de graves manquements aux obligations au titre du présente contrat. Aussi, étant donné qu’Easypost avance quotidiennement des montants considérables eu égard aux frais de port pour le Client, Easypost a le droit de suspendre avec effet immédiat ses services en cas de défaut de paiement du Client ou pour tout autre motif légitime démontrable qui indique que la solvabilité du Client est sérieusement compromise.

3.4. Chaque partie a, en outre, le droit de résilier le contrat par courrier recommandé lorsque le cocontractant est déclaré en faillite ou se trouve en situation d’insolvabilité notoire ou de cessation de paiement. Il en va de même lors de la désignation d’un administrateur ou d’un liquidateur ou en cas de restructuration substantielle.

Article 4 – Plaintes et observations

Toutes les plaintes ou réclamations concernant les factures doivent être signalées, à peine de déchéance, dans un délai de 15 jours, à l’adresse du siège d’Easypost, au moyen d’un courrier recommandé. Après ce délai, les services fournis sont considérés comme définitivement acceptés par le Client.

Article 5 – Remise des envois, obligations du Client

Le Client s’engage à préparer les envois pour les moments convenus, conformément à la fiche informative. Les envois doivent se trouver dans un endroit aisément accessible à Easypost. En d’autres termes, cet endroit doit être librement et rapidement accessible, et une place de stationnement libre doit être prévue devant l’entrée.

Le Client doit présenter les envois dans des sacs et/ou bacs spéciaux, tel qu’il est déterminé dans la fiche informative. Le Client doit emballer les envois de manière à ce qu’ils puissent être emportés par les préposés d’Easypost sans encombres ni risque de blessure/endommagement.

Article 6 – Changement d’adresse et autres modifications

Le Client s’engage à communiquer préalablement à Easypost tout changement d’adresse et/ou toute autre modification substantielle dans la relation de collaboration. En cas de modification substantielle du fait du Client, Easypost a le droit de résilier le contrat ou de modifier les tarifs convenus.

Article 7 – Matériel d’Easypost

Pour permettre au Client de conditionner les envois conformément à la fiche informative, Easypost met à la disposition du Client un « assortiment de départ » comportant entre autres des bacs, des sacs ou des containers pour y déposer les envois.

Le Client restitue le matériel à Easypost à première demande. Le Client s’engage à utiliser le matériel avec soin et à ne l’utiliser que dans le cadre du contrat.

Article 8 – Collaboration du Client – Prescriptions applicables aux envois, contrôle et restitution

Lorsque le Client prépare les envois pour Easypost, il veille à ce que ces envois satisfassent à la législation postale en vigueur et aux prescriptions relatives aux formats et poids. À cet égard, Easypost renvoie aux informations connues, fournies par les services postaux compétents ou les opérateurs postaux nationaux et internationaux (voir par exemple : www.bpost.be)

En cas de doute quant à la conformité, la destination, le contenu, le degré d’urgence de l’un ou l’autre envoi, Easypost contacte immédiatement le Client (ou vice-versa), par e-mail ou par télécopie, afin d’obtenir davantage d’instructions.

Étant donné qu’Easypost ne dispose que d’un court délai pour enlever quotidiennement les envois chez le Client, ce dernier collaborera positivement dans la plus grande mesure possible afin que cet enlèvement se déroule aussi rapidement que possible. À cet effet, le Client utilisera les canaux de communication disponibles en permanence pour porter toute modification des circonstances d’enlèvement à la connaissance d’Easypost (et vice-versa).

Le service clientèle d’Easypost est joignable les jours ouvrables de 8h30 à 17h au numéro de téléphone 050 69 86 11 et/ou par e-mail à backoffice@easypost.org

Easypost n’accompagnera pas les envois postaux de publicité ou de toute autre message. Easypost exécute les contrôles nécessaires afin de vérifier si les envois sont conformes aux exigences susmentionnées et à la fiche informative applicables. Les envois qui ne peuvent être envoyés en raison de leur non-conformité et/ou pour tout autre motif seront restitués (en principe le premier jour ouvrable suivant) au Client avec mention de la raison pour laquelle ils n’ont pas été traités. Le cas échéant, Easypost peut également choisir de facturer un surcoût au Client.

Si le Client remet des envois non conformes ou qui semblent, avec une probabilité proche de la certitude, être contraires à d’autres dispositions légales et normes en vigueur, Easypost peut refuser de traiter lesdits envois et de les restituer au Client. Aucune de ces mesures ne peut donner lieu à une indemnisation de la part d’Easypost.

Article 9 – Envois recommandés

Easypost s’engage à mettre à la disposition du Client les récépissés de dépôt des envois recommandés, de la manière et selon la fréquence prévues dans le contrat et plus précisément dans la fiche informative.

Si un récépissé de dépôt n’est pas mis à disposition par Easypost, pour quelque raison que ce soit, le Client peut demander un nouvel exemplaire du récépissé de dépôt à Easypost. Cette demande est effectuée par le Client, qui fournit les quatre données suivantes : le numéro de code-barres de l’envoi recommandé, la date d’envoi, le nom et l’adresse du destinataire et le numéro de l’identifiant opérationnel de l’expéditeur. Easypost fait tout son possible pour fournir un nouvel exemplaire du récépissé de dépôt au Client, mais ne donne aucune garantie à ce sujet.

Article 10 – Responsabilité d’Easypost

Easypost ne peut évidemment être mise en cause pour les abus, infractions, délits, fautes, omissions, négligences ou autres qui sont le fait du Client, de ses préposés ou de tiers.

Easypost est exclusivement responsable pour les dommages directs qui pourraient être occasionnés par l’inexécution fautive du contrat par Easypost. En aucun cas, Easypost n’est responsable des dommages indirects ou consécutifs, pertes de production, manques à gagner ni quelque autre préjudice éventuel.

Si toutefois un dommage devait se produire, le montant total de l’indemnité due par Easypost est en tout état de cause limité forfaitairement et au maximum au montant moyen facturé par Easypost pendant les 12 derniers mois au cours desquels la faute d’Easypost a été commise (ou la moyenne des montants déjà facturés si le contrat a pris effet moins d’un an avant la faute). De manière générale, les deux parties sont tenues de prendre les mesures qui peuvent être raisonnablement attendues afin de limiter mutuellement le dommage.

Article 11 – Facturation des services et tarifs

Pour la formule de service décrite ci-dessus, qui se compose entre autres du transport relatif à l’enlèvement des envois, la remise aux services postaux compétents, le tri, l’avance des frais de port, des taxes de recommandation et toutes les autres éventuelles taxes et/ou frais de port, Easypost envoie périodiquement (tel qu’il a été convenu sur la première page), mais au moins à la fin de chaque mois, une facture au Client.

La facture comprend un décompte détaillé des unités envoyées au tarif correspondant au mode d’expédition demandé (non prioritaire, prioritaire, recommandé, etc.), reprenant aussi tous les services fournis et les frais de port avancé. Par conséquent, les services tombent sous l’application du taux de TVA applicable à ce moment, lequel s’élève à ce jour à 21 %. La facture contient un état récapitulatif. Les tarifs d’Easypost qui ont été convenus augmentent proportionnellement aux tarifs des services postaux belges et/ou autres services postaux (nationaux ou internationaux). Les changements de tarif seront toujours communiqués au préalable au Client, auquel cas celui-ci a le droit de mettre un terme à la fourniture du service moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois par courrier recommandé avant le 20 du mois en cours. Pendant ce délai de préavis, les services seront toutefois exécutés aux nouveaux tarifs.

Les factures sont payables à l’adresse du siège de la société qui exécute le service Easypost et doivent être payées complètement en une fois dans un délai de maximum 30 jours après la date de facturation, soit par domiciliation auprès de la banque du Client soit par versement au numéro de compte mentionné sur la facture.

Le non-paiement de la facture à la date d’échéance entraîne de plein droit et sans mise en demeure l’obligation à charge du Client de payer une indemnité complémentaire égale à 10 % du principal non payé, avec un minimum de 150,00 EUR. Dans les mêmes conditions, des intérêts au taux annuel de 10 % seront également imputés sur le solde restant dû, et ce à compter de la date d’échéance de la facture.

Article 12 – Contestations et plaintes

Si le Client n’est pas d’accord sur une (partie de) facture, il doit la contester dans un délai de 15 jours à partir de l’envoi de la facture. Cette contestation doit faire apparaître la date et le numéro de la facture et être envoyée par courrier recommandé au siège social d’Easypost. Une fois que ce délai de 15 jours est écoulé, le Client est réputé accepter la facture inconditionnellement. Si le Client ne conteste qu’une partie de la facture et pas la facture dans son ensemble, il demeure tenu au paiement de la partie non contestée de la facture sans restriction.

Article 13 – Cessibilité et sous-traitance

Dans le cadre de l’optimisation de ses services, pour des raisons logistiques, organisationnelles, de rentabilité ou autres, Easypost se réserve le droit de céder le présent contrat, sans que l’accord du Client soit nécessaire, à une autre entreprise titulaire de la licence Easypost. Le cas échéant, le Client sera naturellement informé de cette cession. Easypost se réserve également le droit de faire appel à des sous-traitants ou à des prestataires de services externes aux fins de l’exécution matérielle et logistique du contrat. En revanche, le Client ne peut céder le contrat sans avoir obtenu au préalable l’accord écrit d’Easypost.

Article 14 – Force majeure

Easypost n’est pas tenue de respecter ses engagements au titre du contrat si leur exécution est empêchée par une force majeure ou d’autres circonstances qui peuvent être considérées comme similaires.

Les cas suivants, entre autres, doivent être considérés comme une force majeure : un accident de la circulation qui n’est pas imputable à Easypost et qui implique un préposé d’Easypost, un embouteillage anormal en raison des conditions de circulation, un accident, des travaux, une déviation, des dégâts au revêtement de routes, des faits ou négligences des pouvoirs publics, un dérangement insurmontable qui a des répercussions sur les véhicules d’Easypost, un lock-out, des grèves nationales, régionales ou locales, une inondation, un incendie, la foudre, une explosion, un effondrement du sous-sol, etc.

Article 15 – Divisibilité

Chaque clause ou disposition du présent contrat est une disposition distincte et indépendante.

Si une des dispositions est nulle ou inexécutoire, les autres dispositions du contrat conservent leur plein effet.

Article 16 – Tribunaux compétents en cas de litige

Le présent contrat est régi par le droit belge. Tous les litiges entre les parties, en rapport avec l’exécution ou l’interprétation du contrat, relèvent de la compétence des cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire dans lequel se situe le siège sociale de la société qui exécute le service Easypost ou, au choix d’Easypost, des instances qui jouissent de la compétence territoriale à l’adresse ou du siège du Client.